faxを一斉送信することのデメリット

目で見て分かるように情報を送ることのできるfaxは、多くのビジネスシーンで利用されています。取引に必要な書類を、急ぎやりとりする場合になどに便利です。また、faxの一斉送信機能を使えば、販促活動に有効的です。作成から送信までのタイムロスが少なくなるのでリアルタイムな情報を送ることができたり、郵送に比べて開封率が高くなったりコストを抑えたりすることが可能です。しかしながら、faxの一斉送信にはデメリットもあります。例えば、カラー原稿には対応していないことが多いです。あるいは、相手方の誰が見るか分からないので親展情報には不向きです。他にも、大量あるいは頻繁に送られてくると迷惑がられることがあります。このようなデメリットを理解した上で、faxの一斉送信を上手に使いこなしましょう。

faxで一斉送信する方法は4通り

faxの一斉送信方法は、主に4通りあります。1つ目の方法は、fax機器を使用する方法です。あらかじめ機器に相手先の番号を登録しておくことで一斉送信が可能です。操作方法は、原稿をトレイにセットし、相手先の番号にダイヤルします。操作方法は単純ですが、原稿を送信するのに時間を要する点やfax機器に登録できる情報には上限がある点などから、大量送信には不向きです。2つ目の方法は、faxソフトを利用する方法です。パソコンにfaxソフトをインストールし、そこから送信します。原稿をパソコンで作成した後、そのまま送信作業に移れるので、ひと手間省けます。またfax機器に比べて大量送信が可能です。ただ、インターネットの接続以外に電話回線を利用するので送信中は電話を使うことができません。電話回線を使用するのに伴い、通信料が必要となりますので、そこでコストがかかってしまうかもしれないと覚えておきましょう。

より大量のfaxの一斉送信ならネットとプロに任せる

3つ目に挙げるfaxの一斉送信方法は、インターネットfaxです。これは、faxソフトを利用する際のデメリットを解消できると言われている方法です。インターネット回線を利用するので、faxソフトにかかるような通信費を抑えることができます。送信するには、faxサービス会社との契約が必要です。送信時のコストは抑えられますが、月額費用がかかりますので注意しましょう。また、大量送信が可能なため他の情報に埋もれてしまい、開封率が下がる可能性があります。最後に4つ目の方法は、faxの一斉送信代行業者を利用する方法です。原稿や送信先の情報を用意すれば、後はお任せで良いです。原稿作成から依頼することも可能です。この方法も月額費用の発生があります。また、一斉送信が基本なので、相手先によって内容を変えるといった対応はできませんので注意しましょう。